杭锦后旗机构编制委员会办公室

文件管理制度

（2014年9月）

　　 一、来文管理

　  １、收发文件必须严格履行手续，来文一律由秘书拆封，逐件清点，进行编号登记，不得错登漏登误登。

    2、收文当天送交主任阅批，如主任不在，分管常务副主任阅批。阅批后，秘书立即按照要求组织传阅，传阅文件要严格执行传阅范围，不得擅自扩大范围。

    3、阅文人接到文件后，要及时阅处，不得积压或私自留用。一般情况下，阅文人保存文件不得超过一天，阅文后及时送交秘书存档。

    4、任何人无权长期保存文件，凡是归档的文件，一律送交秘书放入档案保存。 

    5、督办文件要迅速。凡列入催办的文件，经领导阅批后，由秘书复印后，将复印件送交有关人员办理。承办人要按要求，认真负责，按期完成工作任务，并将处理结果向分管领导汇报。督办工作由办公室具体负责，同时要做好督办工作的记录，督办一件，销号一件，确保各项工作按时保质保量完成。

    6、凡是参加会议带回的文件和材料，均需交秘书登记保管。

    ７、凡属涉密文件，任何人不得将文件材料带出办公室和其他公共场所阅读。 

    ８、对上访信件，按照归口，及时转交分管工作领导阅示、办理后，视同文件一样管理。

    二、发文管理

        （一）文件签发程序

    1、文件拟稿人要按照工作要求和领导指示认真作好文件的起草工作，把握好文件内容的准确性，规范各类文件的格式，认真校对文件，核对无误后，交分管领导审核。

    2、分管领导审核后，拟稿人按照批示要求，进行修改，修改后，附文件签发单，由分管领导和主任签发后方可定稿。

    3、凡本单位发文，拟稿人持领导签发件到办公室编发文号，秘书要认真核对文件，无误后，按照发文顺序编发文号，凡没有主任批示的文件，一律不得编发文号。

    4、在文件印刷过程中，除一些格式上和文字上的错误可以修改外，任何人不得私自改动文件内容。

    5、文件印出后，要持所有正式文件到办公室主任处盖章，办公室主任要认真核实文件内容是否改动、签发单上是否有领导签字，无误后方可予以盖章下发，文件签发单和文件原件由办公室保留存档。

    （二）文件分发

1、办公室文件由通讯员按照各类文件主送、抄送、上报的范围和要求，根据文件紧急程度采取邮寄、传真、来人取走、专人送到等方式发送文件，原则上在文件出台后，24小时内发送出去。 

    2、文件发送时要对时间、方式、接收人等内容认真登记。

    3、要做好文件的保管工作，不得随意散发文件，一些文件初稿要及时进行销毁。要严格执行国家保密有关规定，按照文件密级做好保密工作。

    本制度自公布之日起实行。