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编办文件管理制度

  一、文件处理程序

   1、签收和启封:文件的收发由专人履行签收手续,其他人员不得随意签收和启封。如果标有具体人员亲收、亲拆的公文、信函,除本人委托外,任何人不得启封,应原封不动交给亲收人或指定人员。办公室收到的各类公文及重要资料、刊物须及时交送有关领导和相关室,按有关程序和规定及时处理,防止耽搁、延误。

  2、登记:登记文件必须将收发文时间、来文单位(发往单位)、文件字号、密级、标题、缓急程序、份数及处理时间、处理情况逐项登记清楚。

  3、办理:经办人员必须根据文件的内容和阅知的范围,及时、迅速传阅、办理,不得拖延,事后必须在办文单上签字或写明办理经过及结果,需向领导反馈情况的必须及时反馈。领导批示后的文件,应按领导批示意见进行办理。凡经注办的文件,办公室要及时对承办情况进行督促检查,做好催办工作,以避免漏办和延误。

  4、传阅:传阅文件应突出一个“快”,随时掌握文件的去向,避免文件漏传、误传和延误、遗失。

  (1)严格登记手续。文件传阅时应做好登记手续或请传阅者做好传阅签收。

  (2)文件传阅时,应设立必要的文件传阅夹和办文单,以便区别于其他材料和领导阅后签字、批示。要提醒传阅者不要随意抽取文件夹里的文件,以避免文件漏传。

  (3)文件传阅应在办公室进行,不得将文件带到住所或公共场所阅处。

  (4)文件传阅必须根据规定的文件阅读范围进行传阅,由专人按单位领导的排序或主次先后递送。对传阅的文件应及时收回,重要文件应当天送达,当天收回。要避免文件在传阅对象之间发生相互传递的“横传”现象,以免传阅的文件失去控制,造成文件积压、丢失和下落不明等情况。要加快文件传阅的速度,送文人员应尽可能了解有关领导人和有关部门的工作规律与时间安排,有时间阅读的要及时送阅,如领导外出,可适当调整传阅秩序,要尽量减少文件传阅时的停留时间,缩短文件传阅周期。

  、关于文件的保管

  文件的保管、存放必须明确专人负责,并建立健全管理制度。

  1、对传阅好的文件、办理好的文件,应及时核对清点,并分门别类保管存放。

  2、文件借阅时,必须符合规定的文件阅知范围,办理借阅文件的登记手续,在规定的场所阅读。如遇特殊情况需要携带文件外出时,必须经本单位主管领导批准,并采取必要的保密措施。涉及密级的公文和内部重要资料,要注意保密。凡是有密级的文件,不得随意复印,确因工作需要必须经办公室负责人同意才可复印,其复印件按正式文件管理。

  3、文件的存放场所应安全、保密,不得将文件随意放在办公桌面上或存放在玻璃橱和敞开式的橱柜中。

  、关于文件的清退、销毁

  要建立定期的文件清理制度,定期做好文件的清退和销毁工作。清退和销毁文件,必须严格履行登记手续。文件销毁时需经主管领导人批准同意。个人不得擅自销毁文件。

  1、所有上级文件需要归档的,根据有关归档要求,要定期清理归档,并做好归档手续。

  2、对不需要归档的其他文件、资料及内部刊物,应按市有关规定进行清退、销毁。

  3、文件管理人员在工作调动、离职时,应先办理文件的移交手续,清退所持的全部文件,方可办理调动、离职手续。任何个人不得私自带走文件或私自销毁文件。

  、关于文件管理职责

  1、办公室是文件管理的职能部门,应加强对文件,特别是中央文件、省厅局和市委市委市政府文件的管理,严格执行有关规定和保密纪律,做到既充分发挥每份文件的作用,又严防失密、泄密现象的发生。

  2、办公室应定期检查文件的收发、登记、传阅、保管和清退、销毁情况,加强文件管理和保密教育。

  3、办公室负责文件处理、保管的人员要增强责任性和保密意识,忠于职守,严格遵守有关规章制度和保密纪律,勤恳工作,确保文件正常运转,防止遗失。

五、本制度自印发之日起执行。

六、本制度解释权由编办负责。